Una ventina di anni fa mio figlio più piccolo, che allora di anni ne aveva 11, mi confidava di avere qualche difficoltà nel gestire molte cose contemporaneamente. All’epoca i suoi impegni principali, come tutti i ragazzini di quell’età, consistevano innanzitutto nell’occuparsi delle attività scolastiche, dello sport che praticava, di tenere in ordine la sua stanza e così via dicendo. La mia risposta era stata:
“Questo non è ancora niente! Vedrai come, con l’aumento dell’età, cresceranno in maniera più che proporzionale gli impegni di cui dovrai imparare a scegliere le priorità. Ma l’esperienza ti aiuterà e, col passare del tempo, ti sembrerà più facile affrontare, anche contemporaneamente, una moltitudine di impegni che da piccolo ti sarebbero sembrati una montagna.”
Ai primi livelli scolastici la vita è scandita dalle lezioni in classe, dai compiti a casa, dai fine settimana e dalle vacanze. Poi inizi ad affrontare i compiti in classe, aumentano le opportunità di uscita con gli amici, per lo sport, per il divertimento ed altro; la tua vita ha ancora dei ritmi abbastanza vincolanti che ben presto tendono a scemare, dopo la maturità e con l’inizio degli studi universitari. Nella maggior parte dei casi, la tua capacità di organizzazione, nel contemperare lo svolgimento di più impegni, comincia ad essere messa alla prova: non tutti i corsi prevedono l’obbligo di frequenza, ci sono sì le date vincolanti degli esami ma …. se salti una sessione, sosterrai l’esame in un’altra finendo presto fuori corso.
Finiti gli studi e trovato un impiego, la vita lavorativa innalza di colpo l’asticella della tua capacità organizzativa, hai degli orari decisamente più vincolanti di quelli universitari, devi spesso cambiare le tue abitudini familiari e le modalità di frequentazione delle tue amicizie; le cose si complicano enormemente quando decidi di condividere la tua vita con un partner … poi arrivano i figli e le immodificabili 24 ore di una giornata sembrano non bastarti più. Per fortuna, senza che ce ne accorgiamo, col crescere degli impegni aumentano anche età ed esperienza, e con queste la capacità di affrontare tutti gli impegni cui dobbiamo attendere, anche se il tempo resta “tiranno”.
Focalizzando pertanto l’attenzione in ambito lavorativo, quello in cui la maggior parte della popolazione adulta dedica la parte preponderante del tempo a disposizione dal lunedi’ al venerdi e, talvolta, anche nel fine settimana o di notte. Una parte importante della vita di ciascuno di noi che non possiamo permetterci di subire passivamente, giorno dopo giorno, assorbiti da incombenze che ci danno sempre la sensazione di non avere tempo per fare altro. Risulta qui difficile tener conto delle tante, variegate, condizioni lavorative connesse alla specifica professione esercitata, al luogo di lavoro, alla necessità di spostamento per raggiungere da casa l’ufficio, la fabbrica, la scuola per i docenti, lôspedale per medici e infermieri …… Molte attività impongono poi dei ritmi prefissati, delle attività da svolgere in tempi predefiniti, Mi corre quindi l’obbligo di precisare che la presente esposizione, seppure presenta degli aspetti di interesse generale, vuole essere indirizzata in modo particolare a coloro i quali svolgono mansioni d’ufficio, sia in presenza che in remoto, con la facoltà di organizzare con un minimo di automia il proprio tempo, per l’esecuzione delle pratiche loro affidate.
La possibile soluzione
Come risolvere un problema apparentemente insolubile? La soluzione non è semplice ma alla portata di tutti. Possiamo chiamarla in vari modi: organizzazione, pianificazione, programmazione … e chi più ne sa più ne metta! Il comune denominatore, stante il limitato numero di ore disponibili (uguale per tutti) nell’arco di una giornata, è saper dare le giuste priorità ad ognuna delle attività che dobbiamo svolgere. Le metodiche sono certamente piu’ d’una, non saprei dire qual’è la migliore di tutte ma cio’ che ritengo importante è trovare quella che si confà maggiormente alle nostre attitudini. Personalmente utilizzo con assiduità la matrice di Eisenhower di cui ho trattato di recente a proposito dell’home working. Il risultato che dobbiamo cercare di raggiungere, dovrà soddisfare molte e possibilmente tutte quelle cui giornalmente abbiamo deciso di dare la priorità:
Se è vero che l’orologio scandisce il nostro ritmo quotidiano, tanto da condizionarci in ogni attività, lo è altrettanto la sensazione di benessere che puo’ darci l’essere riusciti a svolgere tutti i nostri compiti senza particolari affanni. Se riuscirete ad organizzare preventivamente i vari impegni della giornata, vi stupirete di riuscire addirittura ad avere del tempo che vi avanza per rilassarvi, leggendo il libro che avevate lasciato in sospeso o stando semplicemente seduti in poltrona a pensare. Non programmare nulla vi darà, al contrario, una costante sensazione di confusione e di incapacità di riuscire a fare tutto.
Nessuno di noi è perfetto ma, pur facendo parte della larga schiera di coloro che talvolta non riescono a “fare tutto” o impiegando piu’ tempo di quanto sarebbe stato prevedibile per svolgere una determinata attività, ho sempre avuto una forte allergia per coloro che giustificano le loro manchevolezze in ambito lavorativo, con le scuse piu’ varie e, in alcuni casi, assolutamente inaccettabili:
- avevo qualcosa di piu’ importante da fare
- a causa delle pratiche in scadenza non mi è stato possibile fare altro
- qualcuno mi ha chiesto di fare altro con urgenza e non ce l’ho fatta
- avevo degli impegni personali e ho dovuto occuparmi di quelli
- tanto non c’era un termine improrogabile e lo posso quindi rimandare ad un altro giorno, oppure
- la scadenza è vicina, il lavoro non è ancora pronto ma possiamo chiedere una proroga
- non posso perdere tempo a fare questo lavoro, oppure
- non ho avuto abbastanza tempo, mi servono piu’ ore
- non sapevo bene come svolgere questo compito ma non ho voluto chiedere a nessuno
- potevo farmi aiutare dai colleghi ma preferisco fare tutto da me, perché come faccio bene le cose io non le fa nessuno
- mi sono subentrati degli imprevisti, ho avuto un’emergenza
La lista potrebbe essere ancora piu’ lunga ma gli esempi fatti sono già tanti, e meriterebbero ciascuno un approfondimento per capire quali siano le cause effettive della mancata, o ritardata, esecuzione di un’attività ed individuare le possibili soluzioni. Questo potrebbe essere oggetto di un’ulteriore trattazione da fare in seguito.
Imprevisti
Qualcuno starà già pensando: “bravo, facile a dirsi, ma se ti arriva qualcosa di imprevisto?”. Gli imprevisti sono purtroppo all’ordine del giorno, sarebbe troppo facile se tutto filasse sempre liscio andandosi ad incastrare nelle varie casellini di quello che avevamo previsto di fare; purtroppo sappiamo tutti benissimo che non è cosi’: l’imprevisto è sempre in agguato dietro l’angolo, e ci raggiunge quanto meno ce lo aspettiamo. Dal piu’ banale causato dalla lentezza del traffico se viaggiamo in auto, piuttosto che il rallentamento del treno o altro se usiamo i mezzi pubblici; la febbre del bambino in età scolastica che dobbiamo tenere a casa …. ma non sappiamo a chi affidarlo e le scadenze in ufficio che non possiamo disattendere. Quando, purtroppo, non ci accade anche qualcosa di piu’ grave e che richiederà la nostra priorità assoluta.
Non esistono formule o matrici per gestire cio’ che non è prevedibile, vale in tutte le situazioni e per tutti. La capacità di reagire ad ogni situazione imprevista è strettamente connessa con l’esperienza personale, con la maggiore o minore propensione a mantenere la calma senza farci sopraffare, perdendo la necessaria lucidità per affrontare quanto ci è improvvisamemnte caduto addosso. Non essendo un esperto in questo campo, non ho soluzioni preconfezionate da proporre, se non l’augurio che gli imprevisti siano sempre il minor numero possibile e che comunque siate sempre consapevoli della possibilità che si verifichino, senza sapere quando ne’ altrro. Il suggerimento è quindi di non pianificare mai i vostri impegni con ritmi troppo serrati, senza pause di recupero tra uno e l’altro che vi potranno sempre servire, sia per recuperare le forze, sia per gestire eventuali “sforamenti” di tempo.