Ce la faro’ a finire tutte le cose che ho da fare oggi?

Una ventina di anni fa mio figlio più piccolo, che allora di anni ne aveva 11, mi confidava di avere qualche difficoltà nel gestire molte cose contemporaneamente. All’epoca i suoi impegni principali, come tutti i ragazzini di quell’età, consistevano innanzitutto nell’occuparsi delle attività scolastiche, dello sport che praticava, di tenere in ordine la sua stanza e così via dicendo. La mia risposta era stata:

Da piccoli, piccoli impegni

Questo non è ancora niente! Vedrai come, con l’aumento dell’età, cresceranno in maniera più che proporzionale gli impegni di cui dovrai imparare a scegliere le priorità. Ma l’esperienza ti aiuterà e, col passare del tempo, ti sembrerà più facile affrontare,  anche contemporaneamente, una moltitudine di impegni che da piccolo ti sarebbero sembrati una montagna.”

Ai primi livelli scolastici la vita è scandita dalle lezioni in classe, dai compiti a casa, dai fine settimana e dalle vacanze. Poi inizi ad affrontare i compiti in classe, aumentano le opportunità di uscita con gli amici, per lo sport, per il divertimento ed altro; la tua vita ha ancora dei ritmi abbastanza vincolanti che ben presto tendono a scemare, dopo la maturità e con l’inizio degli studi universitari. Nella maggior parte dei casi, la tua capacità di organizzazione, nel contemperare lo svolgimento di più impegni, comincia ad essere messa alla prova: non tutti i corsi prevedono l’obbligo di frequenza, ci sono sì le date vincolanti degli esami ma …. se salti una sessione, sosterrai l’esame in un’altra finendo presto fuori corso.

Con la laurea pensiamo che i nostri affanni siano finiti …. siamo solo all’inizio!

Finiti gli studi e trovato un impiego, la vita lavorativa innalza di colpo l’asticella della tua capacità organizzativa, hai degli orari decisamente più vincolanti di quelli universitari, devi spesso cambiare le tue abitudini familiari e le modalità di frequentazione delle tue amicizie; le cose si complicano enormemente quando decidi di condividere la tua vita con un partner … poi arrivano i figli e le  immodificabili 24 ore di una giornata sembrano non bastarti più. Per fortuna, senza che ce ne accorgiamo, col crescere degli impegni aumentano anche età ed esperienza, e con queste la capacità di affrontare tutti gli impegni cui dobbiamo attendere, anche se il tempo resta “tiranno”.

L’orologio scandisce il ritmo della nostra vita quotidiana

Focalizzando pertanto l’attenzione in ambito lavorativo, quello in cui la maggior parte della popolazione adulta dedica la parte preponderante del tempo a disposizione dal lunedi’ al venerdi e, talvolta, anche nel fine settimana o di notte. Una parte importante della vita di ciascuno di noi che non possiamo permetterci di subire passivamente, giorno dopo giorno, assorbiti da incombenze che ci danno sempre la sensazione di non avere tempo per fare altro. Risulta qui difficile tener conto delle tante, variegate, condizioni lavorative connesse alla specifica professione esercitata, al luogo di lavoro, alla necessità di spostamento per raggiungere da casa l’ufficio, la fabbrica, la scuola per i docenti, lôspedale per medici e infermieri …… Molte attività impongono poi dei ritmi prefissati, delle attività da svolgere in tempi predefiniti, Mi corre quindi l’obbligo di precisare che la presente esposizione, seppure presenta degli aspetti di interesse generale, vuole essere indirizzata in modo particolare a coloro i quali svolgono mansioni d’ufficio, sia in presenza che in remoto, con la facoltà di organizzare con un minimo di automia il proprio tempo, per l’esecuzione delle pratiche loro affidate.

La possibile soluzione

Come risolvere un problema apparentemente insolubile? La soluzione non è semplice ma alla portata di tutti. Possiamo chiamarla in vari modi: organizzazione, pianificazione, programmazione … e chi più ne sa più ne metta! Il comune denominatore, stante il limitato numero di ore disponibili (uguale per tutti) nell’arco di una giornata, è saper dare le giuste priorità ad ognuna delle attività che dobbiamo svolgere. Le metodiche sono certamente piu’ d’una, non saprei dire qual’è la migliore di tutte ma cio’ che ritengo importante è trovare quella che si confà maggiormente alle nostre attitudini. Personalmente utilizzo con assiduità la matrice di Eisenhower di cui ho trattato di recente a proposito dell’home working. Il risultato che dobbiamo cercare di raggiungere, dovrà soddisfare molte e possibilmente tutte quelle cui giornalmente abbiamo deciso di dare la priorità:

Se è vero che l’orologio scandisce il nostro ritmo quotidiano, tanto da condizionarci in ogni attività, lo è altrettanto la sensazione di benessere che puo’ darci l’essere riusciti a svolgere tutti i nostri compiti senza particolari affanni. Se riuscirete ad organizzare preventivamente i vari impegni della giornata, vi stupirete di riuscire addirittura ad avere del tempo che vi avanza per rilassarvi, leggendo il libro che avevate lasciato in sospeso o stando semplicemente seduti in poltrona a pensare. Non programmare nulla vi darà, al contrario, una costante sensazione di confusione e di incapacità di riuscire a fare tutto.

Nessuno di noi è perfetto ma, pur facendo parte della larga schiera di coloro che talvolta non riescono a “fare tutto” o impiegando piu’ tempo di quanto sarebbe stato prevedibile per svolgere una determinata attività, ho sempre avuto una forte allergia per coloro che giustificano le loro manchevolezze in ambito lavorativo, con le scuse piu’ varie e, in alcuni casi, assolutamente inaccettabili:

  • avevo qualcosa di piu’ importante da fare
  • a causa delle pratiche in scadenza non mi è stato possibile fare altro
  • qualcuno mi ha chiesto di fare altro con urgenza e non ce l’ho fatta
  • avevo degli impegni personali e ho dovuto occuparmi di quelli
  • tanto non c’era un termine improrogabile e lo posso quindi rimandare ad un altro giorno, oppure
  • la scadenza è vicina, il lavoro non è ancora pronto ma possiamo chiedere una proroga
  • non posso perdere tempo a fare questo lavoro, oppure
  • non ho avuto abbastanza tempo, mi servono piu’ ore
  • non sapevo bene come svolgere questo compito ma non ho voluto chiedere a nessuno
  • potevo farmi aiutare dai colleghi ma preferisco fare tutto da me, perché come faccio bene le cose io non le fa nessuno
  • mi sono subentrati degli imprevisti, ho avuto un’emergenza

La lista potrebbe essere ancora piu’ lunga ma gli esempi fatti sono già tanti, e meriterebbero ciascuno un approfondimento per capire quali siano le cause effettive della mancata, o ritardata, esecuzione di un’attività ed individuare le possibili soluzioni. Questo potrebbe essere oggetto di un’ulteriore trattazione da fare in seguito.

Imprevisti

Qualcuno starà già pensando: “bravo, facile a dirsi, ma se ti arriva qualcosa di imprevisto?”. Gli imprevisti sono purtroppo all’ordine del giorno, sarebbe troppo facile se tutto filasse sempre liscio andandosi ad incastrare nelle varie casellini di quello che avevamo previsto di fare; purtroppo sappiamo tutti benissimo che non è cosi’: l’imprevisto è sempre in agguato dietro l’angolo, e ci raggiunge quanto meno ce lo aspettiamo. Dal piu’ banale causato dalla lentezza del traffico se viaggiamo in auto, piuttosto che il rallentamento del treno o altro se usiamo i mezzi pubblici; la febbre del bambino in età scolastica che dobbiamo tenere a casa …. ma non sappiamo a chi affidarlo e le scadenze in ufficio che non possiamo disattendere. Quando, purtroppo, non ci accade anche qualcosa di piu’ grave e che richiederà la nostra priorità assoluta.

Non esistono formule o matrici per gestire cio’ che non è prevedibile, vale in tutte le situazioni e per tutti. La capacità di reagire ad ogni situazione imprevista è strettamente connessa con l’esperienza personale, con la maggiore o minore propensione a mantenere la calma senza farci sopraffare, perdendo la necessaria lucidità per affrontare quanto ci è improvvisamemnte caduto addosso. Non essendo un esperto in questo campo, non ho soluzioni preconfezionate da proporre, se non l’augurio che gli imprevisti siano sempre il minor numero possibile e che comunque siate sempre consapevoli della possibilità che si verifichino, senza sapere quando ne’ altrro. Il suggerimento è quindi di non pianificare mai i vostri impegni con ritmi troppo serrati, senza pause di recupero tra uno e l’altro che vi potranno sempre servire, sia per recuperare le forze, sia per gestire eventuali “sforamenti” di tempo.

Pillole di nétiquette -Email: i destinatari

Cosa si intende per “nétiquette”? lo chiediamo oggi a Luigi Rusconi, Commercialista, iniziando a trattare una serie di argomenti di nètiquette, partendo da uno strumento ormai d’uso quotidiano, sia in ambito lavorativo che personale: le email.

Riporterò molto semplicemente una delle tante definizioni che si trovano online: “sostantivo – In Internet, il complesso delle regole di comportamento volte a favorire il reciproco rispetto tra gli utenti”

Mi tolga una curiosità, come mai un commercialista si ritiene esperto di aspetti normalmente trattati da informatici?

Vede, le ragioni sono essenzialmente due. La prima risale agli anni ’70 quando, contemporaneamente all’avvio degli studi universitari, dopo aver seguito un corso inserito nel mio piano di studi sulla materia, mi ero appassionato al punto da frequentare un corso biennale di informatica. La seconda motivazione nasce dalla mia esperienza negli anni ’80 in multinazionali della consulenza prima ed in gruppi industriali poi.

Mi è abbastanza chiara la prima motivazione. Per la seconda invece, mi spieghi, qual’è l’attinenza con la nétiquette delle email?

In ambito lavorativo, sin da subito, ho avuto la necessità di apprendere le modalità con cui scrivere gli Internal Memorandum, o più brevemente Memo, per la stesura dei quali occorreva prestare la massima attenzione all’individuazione a) dei destinatari principali e b) di quelli copia, oltre naturalmente all’oggetto e al testo dell’argomento trattato.

In che senso? Cosa intende per “prestare attenzione”?

Entrerò subito nel merito delle email che, per molti versi, richiamano l’impostazione di un Memo; in linea di principio i destinatari principali devono sempre essere quelli effettivamente interessati alla nostra comunicazione, cui ci rivolgiamo in modo diretto (A: oppure TO: in lingua inglese). Eventuali altri che, per interesse indiretto o semplice cortesia, vogliamo tenere informati saranno inclusi in copia per conoscenza (CC:). I destinatari andrebbero indicati seguendo precise regole di priorità. A questo fine occorre tenere ben presente la struttura organizzativa in cui ci si trova ad operare.

Quindi come si dovrebbe procedere concretamente nell’indirizzare una mail in azienda?

Guardando l’organigramma che segue possiamo distinguere essenzialmente quattro livelli, con la funzione apicale in alto ed i sottoposti a scendere.

Organization Chart – ACME Corporation

Nell’invio delle mail, sia dall’alto verso il basso che viceversa, es anche orizzontalmente, in presenza di un’organizzazione strutturata con ruoli ben definiti, le gerarchie aziendali vanno assolutamente rispettate. Mi spiego meglio: Mr. Brown non è corretto che scriva direttamente a Mr. Pilgrim, sottoposto di Mr. White, fatto salvo il caso in cui lo abbia preavvertito, mettendolo quindi in copia per conoscenza. Allo stesso modo Mr. Black commetterebbe una grave scorrettetta scrivendo direttamente a Mr. Brown, saltando cosi’ il suo diretto superiore, Miss Widget.

Diverso è il caso dove, date le dimensioni della struttura (una piccola azienda, uno studio professionale e simili), non sia stata chiaramente descritta una struttura organizzativa e la stessa risulti sostanzialmente simile, ad esempio, a questa:

Occorre osservare che in tali tipi di organizzazione, molto diffusa per la grande presenze in Italia di PMI, di ditte individuali e studi con un professionista singolo oppure, nella maggioranza dei casi, con pochi associati, non si provvede se non in rari casi a formalizzare un organigramma e, spesso e volentieri, non vengono neppure identificate delle precise dipendenze gerarchiche. Ma questo meriterebbe una dissertazione a parte e non mi pare qui il caso di dilungarmi.

Semmai ne tratteremo allora in un’altra occasione, se lei ce ne darà l’opportunità. Ma adesso, tornando ai destinatari delle mail, ci dica, come ci si dovrebbe comportare in un’organizzazione non formalmente strutturata?

É molto semplice, i casi posso dire che sono essenzialmente due, e la scelta dipende molto dalla sensibilità al problema dell’imprenditore o del professionista che dirige l’attività. In un caso, tutti scrivono a tutti senza seguire una regola precisa. Nel secondo, le possibili alternative sono: seguire un semplice ordine alfabetico (nome o cognome, anche in base alle logiche di presentazione degli indirizzi del client di posta in uso) oppure, se interessato a ricevere la comunicazione, inserendo innanzitutto il nominativo dell’imprenditore o del professionista e poi, a seguire, quelli degli altri destinatari ad esempio in ordine di seniority aziendale (non anagrafica).

Tornando poi a delle regole applicabili in tutti i casi, indipendentemente dalla struttura in cui si opera e, mi si consenta di rammentare che, anche nell’invio di messaggi personali, mi pare il caso di sottolineare che tra i destinatari diretti (A:) si inserisce esclusivamente chi è immediatamente interessato a ricevere e, se richiesto, a dare seguito alla comunicazione ricevuta

Occorre inoltre distinguere se la mail è indirizzata alla funzione, all’ufficio o reparto (es. Vendite) oppure alla persona, utilizzando di conseguenza l’indirizzo più appropriato. l’uso infine della cosiddetta “copia nascosta” (CCN: o BC: in inglese) va fatto con le dovute accortezze.

In merito all’uso della Copia Nascosta (CCN) o Blind Copy (BC). Quali sono le accortezze che lei consiglierebbe?

Normativa EU sulla Privacy

La “copia nascosta” andrebbe usata con estrema parsimonia, è preferibile in alternativa inoltrare la mail alla persona che si intende mettere a conoscenza del nostro messaggio, sempre nel rispetto delle regole aziendali sopra menzionate. Da non dimenticare infine un aspetto, di non poca rilevanza per i risvolti che potrebbe avere amcnhe sotto il profilo penale: il rigoroso rispetto delle norme sulla Privacy, statuite a livello europeo con il GDPR – General Data Protection Regulation , recepito in Italia con il D.Lgs. 101/2018.

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Home working e organizzazione delle attività

In tempo di “coronavirus” è letteralmente esplosa la diffusione del lavoro in remoto, spesso definito a mio avviso impropriamente smart working o, in italiano, lavoro agile. Sarebbe più opportuno infatti parlare di home working o lavoro remoto; nel mondo anglofono infatti, parlando di lavoro, l’aggettivo “smart” viene usato prevalentemente in contrapposizione ad “hard” con una molteplicità di significati, quali ad esempio:

  • smart working inteso come lavoro di carattere mentale, contrapposto ad hard working come lavoro fisico, oppure
  • smart nell’accezione di un lavoro fatto senza particolari sforzi, nei tempi e con le modalità programmate, in contrapposizione allo stesso lavoro fatto senza pianificazione e con sforzo sproporzionato rispetto al risultato, definito hard
  • hard nel senso di lavoro noioso, svolto in modo e con mezzi tradizionali, rispetto a smart per definire un lavoro svolto con metologie e mezzi moderni, innovativi, preferibilmente attraverso l’uso di personal computer , tablet e smartphone.

L’home working è senza dubbio una modalità lavorativa già ampiamente diffusa, in particolare nel settore informatico ma più in generale in tutte le imprese di servizi. Mentre trovandoci in ufficio siamo quasi tutti abituati ad un’adeguata gestione delle attività, talvolta organizzate in modo autonomo o più spesso imposte dalle procedure aziendali e dal procedere del lavoro stesso, in casa potremmo essere meno propensi ad organizzarci, trasformando così, seppure inconsapevolmente, quello che potrebbe effettivamente essere uno smart working in hard working.

Queste brevi note sono rivolte in particolare a coloro che si sono trovati improvvisamente a dover lavorare da casa, in isolamento forzato, tramite un collegamento in tempo reale con il proprio ufficio, con un virtual desktop, o anche semplicemente con un’operatività differita: predisposizione del proprio lavoro in formato elettronico (testi, fogli elettronici, presentazioni o altro) ed invio tramite email. Ma non sono solo costoro ad essere i potenziali destinatari bensì anche tutti coloro che in ufficio, e non solo a casa, si trovano quotidianamente confrontati con una serie di incombenze, lavorative e non, di cui sono chiamati ad occuparsi ponendosi il consueto interrogativo: da dove mi conviene iniziare?

La matrice di Eisenhower

Quella che vi voglio presentare oggi prende il nome dal Presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower che pare abbia affermato: “La decisione più urgente è raramente la più importante”.

Dopo aver individuato la lista delle cose da fare prendiamo un foglio di carta e suddividiamolo, anche semplicemente piegandolo, in quattro parti dove andremo a collocare le nostre attività secondo lo schema che vi riporto:

Non è importante seguire un ordine preciso nella collocazione, si tratta di una scelta molto soggettiva; è però necessario tenere presente che non stiamo predisponendo una matrice incisa sul marmo e per questo immutabile nel tempo. Man mano che alcune attività si esauriscono, così come altre se ne aggiungono, ecco che dobbiamo aggiornare la nostra matrice e, se necessario, ridisegnarla su un nuovo foglio giorno dopo giorno. In fase di aggiornamento teniamo presente che la nostra classificazione sull’importanza ed urgenza di una determinata attività può aver subito delle modifiche e andremo quindi a modificarne la collocazione.

Qualcuno di noi andrà in ordine rigorosamente sequenziale, partendo dalla propria lista delle cose da fare, preferibilmente scritta ma che per chi ha buona memoria può essere anche mnemonica. Io consiglio sempre di scrivere tutto ciò che si individua come attività da svolgere, non solo per evitare dimenticanze ma anche per scaricare la mente che resta così più libera di concentrarsi sullo svolgimento di una specifica azione piuttosto che sull’elenco di quelle che restano ancora da fare.

Altri seguiranno un proprio schema, connesso o meno, alla collocazione che andrà a dare ad ogni specifica attività sulla matrice. Personalmente preferisco partire dalle attività che andrò a collocare nel quadrante in basso a sinistra della matrice di Eisenhower, ossia tutto ciò che essendo non importante e non urgente può essere rimandato; a seguire seleziono le attività che pur rivestendo carattere di importanza non considero per il momento urgenti. Tutto ciò che pur essendo urgente non è, a mio giudizio, particolarmente importante, ed ho la possibilità di delegarlo ad altri, verrà collocato nel quadrante in basso a destra: collocherò comunque in tal modo anche le attività che non mi è possibile delegare ad altri e che semplicemente andrò ad affrontare dopo quelle che avrò classificato “importanti ed urgenti”.

Lo sviluppo della matrice

Va da sé quindi che si tratta di effettuare una classificazione iniziale delle attività che dobbiamo svolgere, sia quando andiamo a predisporre una prima volta la nostra matrice sia nelle riedizioni ex novo, mentre provvederemo a delle iterazioni successive tra un’edizione e l’altra che dovrebbero idealmente seguire la sequenza qui a fianco indicata: completato con immediatezza ciò che abbiamo classificato urgente ed importante (1), passeremo a verificare che altri abbiano svolto ciò che abbiamo classificato come urgente ma non importante (2) o, qualora non si abbia la possibilità di delegare, provvederemo noi stessi a svolgere questa attività; ecco quindi che passeremo ad urgente ciò che era solo importante (3)e da ultimo, sempre che non siano intervenute tra una fase e l’altra dello svolgimento altre attività più importanti e/o urgenti, ecco che ci dedicheremo a ciò che avevamo deciso di fare dopo (4).

Quanto esposto vi potrà apparire banale ma vi assicuro che seguendo metodicamente la predisposizione e sviluppo di questa matrice, anche sulla base delle vostre esperienze e capacità professionali e personali, otterrete dei risultati insperati soprattutto in fase di lavoro in remoto … e non chiamatelo sempre, solo smart working. Provare per credere!

Luigi Rusconi – Ragioniere Commercialista ODCEC di Milano ¦ Revisore Legale ¦ Member of CFE Tax Advisers Europe ¦ Member of the Pen – Professional Experts Network

Chi di noi non si è mai trovato di fronte al dilemma di come risolvere un conflitto?


Alcuni di noi con maggiore frequenza ed altri meno ci troviamo ad affrontare dei conflitti che possono insorgere, per le piu’ svariate ragioni, sia in ambito professionale che familiare. Spesso sono conflitti in cui veniamo coinvolti mentre talvolta ne siamo noi stessi l’origine. In tutti i casi da come reagiamo sia noi che le nostre controparti dipende l’esito del conflitto. In linea di massima possiamo ipotizzare vi siano due modalità principali di approccio, una emotiva ed l’altra razionale.

Al palesarsi di un conflitto emotivamente possiamo essere portati a:

1. FUGGIRE – se entrambe le parti fuggono, il conflitto viene abbandonato all’origine ma nessuno dei due ne esce vincente: questa è una situazione lose-lose

2. COMBATTERE – chi affronta in modo combattivo un conflitto ha una sola aspettativa, quella di vincere, ed alla fine una delle due parti avrà il sopravvento: siamo in una situazione win-lose.

3. RINUNCIARE – chi decide di abbandonare il conflitto, desistendo dal combattere, si viene a trovare nella posizione di perdente lasciando all’altra parte quella di vincente: è questa una situazione lose-win.

Nel momento in cui cerchiamo di affrontare razionalmente il conflitto, possiamo ipotizzare si verifichino le seguenti situazioni:

4. EVITARE LE RESPONSABILITA’ – coloro che si sentono sopraffatti dalla eventualità di gestire direttamente il conflitto tendono a delegarne la risoluzione a terzi, generalmente un’autorità o qualcuno che si reputi al disopra delle parti: questa terza parte risolve il conflitto ma non necessariamente con saggezza o nell’interesse del delegante. Ognuna delle parti si trova a dover fare un passo indietro: ci troviamo di nuovo in una situazione lose-lose.

5. TROVARE UN COMPROMESSO – dipende come questa soluzione viene percepita accettabile dalle parti. Pur non trattandosi spesso della soluzione ideale, puo’ essere ritenuta ragionevole nella specifica circostanza: siamo in un’ipotesi win-lose/win-lose.

6. RAGGIUNGERE UNA SOLUZIONE CONDIVISA – il consenso nel trovare tale tipo di soluzione è basato su una terza via sviluppata congiuntamente, una soluzione del tutto nuova che diversamente dal compromesso usualmente lascia entrambe le parti soddisfatte: è una situazione win-win.

Organizzarsi in periodi di “smart working”​ e non solo

In tempo di “coronavirus” è letteralmente esplosa la diffusione del lavoro in remoto, definito smart workingo, all’italiana, lavoro agile. Una modalità lavorativa già ampiamente diffusa, in particolare nel settore informatico ma piu’ in generale in tutte le imprese di servizi. Queste brevi note sono rivolte in particolare a coloro che si sono trovati improvvisamente a dover lavorare da casa, in isolamento forzato, tramite un collegamento in tempo reale con il proprio ufficio, con un virtual desktop, o anche semplicemente con un’operatività differita: predisposizione del proprio lavoro in formato elettronico (testi, fogli elettronici, presentazioni o altro) ed invio tramite email. Ma non sono solo costoro ad essere i potenziali destinatari bensi’ anche tutti coloro che in ufficio, e non solo a casa, si trovano quotidianamente confrontati con una serie di incombenze, lavorative e non, di cui sono chiamati ad occuparsi ponendosi il consueto interrogativo: da dove mi conviene iniziare?

La matrice di Eisenhower

Quella che vi voglio presentare oggi prende il nome dal Presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower che pare abbia affermato: “La decisione piu’ urgente è raramente la piu’ importante”.

Dopo aver individuato la lista delle cose da fare prendiamo un foglio di carta e suddividiamolo, anche semplicemente piegandolo, in quattro parti dove andremo a collocare le nostre attività secondo lo schema che vi riporto:

Non è importante seguire un ordine preciso nella collocazione, si tratta di una scelta molto soggettiva; è pero’ necessario tenere presente che non stiamo predisponendo una matrice incisa sul marmo e per questo immutabile nel tempo. Man mano che alcune attività si esauriscono, cosi’ come altre se ne aggiungono, ecco che dobbiamo aggiornare la nostra matrice e, se necessario, ridisegnarla su un nuovo foglio giorno dopo giorno. In fase di aggiornamento teniamo presente che la nostra classificazione sull’importanza ed urgenza di una determinata attività puo’ aver subito delle modifiche e andremo quindi a modificarne la collocazione.

Qualcuno di noi andrà in ordine rigorosamente sequenziale, partendo dalla propria lista delle cose da fare, preferibilmente scritta ma che per chi ha buona memoria puo’ essere anche mnemonica. Io consiglio sempre di scrivere tutto cio’ che si individua come attività da svolgere, non solo per evitare dimenticanze ma anche per scaricare la mente che resta cosi’ piu’ libera di concentrarsi sullo svolgimento di una specifica azione piuttosto che sull’elenco di quelle che restano ancora da fare.

Altri seguiranno un proprio schema, connesso o meno, alla collocazione che andrà a dare ad ogni specifica attività sulla matrice. Personalmente preferisco partire dalle attività che andro’ a collocare nel quadrante in basso a sinistra della matrice di Eisenhower, ossia tutto cio’ che essend non importante e non urgente puo’ essere rimandato; a seguire seleziono le attività che pur rivestendo carattere di importanza non considero per il momento urgenti. Tutto cio’ che pur essendo urgente non è, a mio giudizio, particolarmente importante, ed ho la possibilità di delegarlo ad altri, verrà collocato nel quadrante in basso a destra: collochero’ comunque in tal modo anche le attività che non mi è possibile delegare ad altri e che semplicmente andro’ ad affrontare dopo quelle che avro’ classificato “importanti ed urgenti”.

Lo sviluppo della matrice

Non è stato fornito nessun testo alternativo per questa immagine

Va da sè quindi che si tratta di effettuare una classificazione iniziale delle attività che dobbiamo svolgere, sia quando andiamo a predisporre una prima volta la nostra matrice sia nelle riedizioni ex novo, mentre provvederemo a delle iterazioni successive tra un’edizione e l’altra che dovrebbero idealmente seguire la sequenza qui a fianco indicata: completato con immediatezza cio’ che abbiamo classificato urgente ed importante (1), passeremo a verificare che altri abbiano svolto cio’ che abbiamo classificato come urgente ma non importante (2) o, qualora non si abbia la possibilità di delegare, provvederemo noi stessi a svolgere questa attività; ecco quindi che passeremo ad urgente cio’ che era solo importante (3)e da ultimo, sempre che non siano intervenute tra una fase e l’altra dello svolgimento altre attività piu’ importanti e/o urgenti, ecco che ci dedicheremo a cio’ che avevamo deciso di fare dopo (4).

Quanto esposto vi potrà apparire banale ma vi assicuro che seguendo metodicamente la predisposizione e sviluppo di questa matrice, anche sulla base delle vostre esperienze e capacità professionali e personali, otterrete dei risultati insperati soprattutto in questa fase di lavoro in remoto.