Home working e organizzazione delle attività

In tempo di “coronavirus” è letteralmente esplosa la diffusione del lavoro in remoto, spesso definito a mio avviso impropriamente smart working o, in italiano, lavoro agile. Sarebbe più opportuno infatti parlare di home working o lavoro remoto; nel mondo anglofono infatti, parlando di lavoro, l’aggettivo “smart” viene usato prevalentemente in contrapposizione ad “hard” con una molteplicità di significati, quali ad esempio:

  • smart working inteso come lavoro di carattere mentale, contrapposto ad hard working come lavoro fisico, oppure
  • smart nell’accezione di un lavoro fatto senza particolari sforzi, nei tempi e con le modalità programmate, in contrapposizione allo stesso lavoro fatto senza pianificazione e con sforzo sproporzionato rispetto al risultato, definito hard
  • hard nel senso di lavoro noioso, svolto in modo e con mezzi tradizionali, rispetto a smart per definire un lavoro svolto con metologie e mezzi moderni, innovativi, preferibilmente attraverso l’uso di personal computer , tablet e smartphone.

L’home working è senza dubbio una modalità lavorativa già ampiamente diffusa, in particolare nel settore informatico ma più in generale in tutte le imprese di servizi. Mentre trovandoci in ufficio siamo quasi tutti abituati ad un’adeguata gestione delle attività, talvolta organizzate in modo autonomo o più spesso imposte dalle procedure aziendali e dal procedere del lavoro stesso, in casa potremmo essere meno propensi ad organizzarci, trasformando così, seppure inconsapevolmente, quello che potrebbe effettivamente essere uno smart working in hard working.

Queste brevi note sono rivolte in particolare a coloro che si sono trovati improvvisamente a dover lavorare da casa, in isolamento forzato, tramite un collegamento in tempo reale con il proprio ufficio, con un virtual desktop, o anche semplicemente con un’operatività differita: predisposizione del proprio lavoro in formato elettronico (testi, fogli elettronici, presentazioni o altro) ed invio tramite email. Ma non sono solo costoro ad essere i potenziali destinatari bensì anche tutti coloro che in ufficio, e non solo a casa, si trovano quotidianamente confrontati con una serie di incombenze, lavorative e non, di cui sono chiamati ad occuparsi ponendosi il consueto interrogativo: da dove mi conviene iniziare?

La matrice di Eisenhower

Quella che vi voglio presentare oggi prende il nome dal Presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower che pare abbia affermato: “La decisione più urgente è raramente la più importante”.

Dopo aver individuato la lista delle cose da fare prendiamo un foglio di carta e suddividiamolo, anche semplicemente piegandolo, in quattro parti dove andremo a collocare le nostre attività secondo lo schema che vi riporto:

Non è importante seguire un ordine preciso nella collocazione, si tratta di una scelta molto soggettiva; è però necessario tenere presente che non stiamo predisponendo una matrice incisa sul marmo e per questo immutabile nel tempo. Man mano che alcune attività si esauriscono, così come altre se ne aggiungono, ecco che dobbiamo aggiornare la nostra matrice e, se necessario, ridisegnarla su un nuovo foglio giorno dopo giorno. In fase di aggiornamento teniamo presente che la nostra classificazione sull’importanza ed urgenza di una determinata attività può aver subito delle modifiche e andremo quindi a modificarne la collocazione.

Qualcuno di noi andrà in ordine rigorosamente sequenziale, partendo dalla propria lista delle cose da fare, preferibilmente scritta ma che per chi ha buona memoria può essere anche mnemonica. Io consiglio sempre di scrivere tutto ciò che si individua come attività da svolgere, non solo per evitare dimenticanze ma anche per scaricare la mente che resta così più libera di concentrarsi sullo svolgimento di una specifica azione piuttosto che sull’elenco di quelle che restano ancora da fare.

Altri seguiranno un proprio schema, connesso o meno, alla collocazione che andrà a dare ad ogni specifica attività sulla matrice. Personalmente preferisco partire dalle attività che andrò a collocare nel quadrante in basso a sinistra della matrice di Eisenhower, ossia tutto ciò che essendo non importante e non urgente può essere rimandato; a seguire seleziono le attività che pur rivestendo carattere di importanza non considero per il momento urgenti. Tutto ciò che pur essendo urgente non è, a mio giudizio, particolarmente importante, ed ho la possibilità di delegarlo ad altri, verrà collocato nel quadrante in basso a destra: collocherò comunque in tal modo anche le attività che non mi è possibile delegare ad altri e che semplicemente andrò ad affrontare dopo quelle che avrò classificato “importanti ed urgenti”.

Lo sviluppo della matrice

Va da sé quindi che si tratta di effettuare una classificazione iniziale delle attività che dobbiamo svolgere, sia quando andiamo a predisporre una prima volta la nostra matrice sia nelle riedizioni ex novo, mentre provvederemo a delle iterazioni successive tra un’edizione e l’altra che dovrebbero idealmente seguire la sequenza qui a fianco indicata: completato con immediatezza ciò che abbiamo classificato urgente ed importante (1), passeremo a verificare che altri abbiano svolto ciò che abbiamo classificato come urgente ma non importante (2) o, qualora non si abbia la possibilità di delegare, provvederemo noi stessi a svolgere questa attività; ecco quindi che passeremo ad urgente ciò che era solo importante (3)e da ultimo, sempre che non siano intervenute tra una fase e l’altra dello svolgimento altre attività più importanti e/o urgenti, ecco che ci dedicheremo a ciò che avevamo deciso di fare dopo (4).

Quanto esposto vi potrà apparire banale ma vi assicuro che seguendo metodicamente la predisposizione e sviluppo di questa matrice, anche sulla base delle vostre esperienze e capacità professionali e personali, otterrete dei risultati insperati soprattutto in fase di lavoro in remoto … e non chiamatelo sempre, solo smart working. Provare per credere!

Luigi Rusconi – Ragioniere Commercialista ODCEC di Milano ¦ Revisore Legale ¦ Member of CFE Tax Advisers Europe ¦ Member of the Pen – Professional Experts Network

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