In tempo di “coronavirus” è letteralmente esplosa la diffusione del lavoro in remoto, definito smart workingo, all’italiana, lavoro agile. Una modalità lavorativa già ampiamente diffusa, in particolare nel settore informatico ma piu’ in generale in tutte le imprese di servizi. Queste brevi note sono rivolte in particolare a coloro che si sono trovati improvvisamente a dover lavorare da casa, in isolamento forzato, tramite un collegamento in tempo reale con il proprio ufficio, con un virtual desktop, o anche semplicemente con un’operatività differita: predisposizione del proprio lavoro in formato elettronico (testi, fogli elettronici, presentazioni o altro) ed invio tramite email. Ma non sono solo costoro ad essere i potenziali destinatari bensi’ anche tutti coloro che in ufficio, e non solo a casa, si trovano quotidianamente confrontati con una serie di incombenze, lavorative e non, di cui sono chiamati ad occuparsi ponendosi il consueto interrogativo: da dove mi conviene iniziare?
La matrice di Eisenhower
Quella che vi voglio presentare oggi prende il nome dal Presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower che pare abbia affermato: “La decisione piu’ urgente è raramente la piu’ importante”.
Dopo aver individuato la lista delle cose da fare prendiamo un foglio di carta e suddividiamolo, anche semplicemente piegandolo, in quattro parti dove andremo a collocare le nostre attività secondo lo schema che vi riporto:
Non è importante seguire un ordine preciso nella collocazione, si tratta di una scelta molto soggettiva; è pero’ necessario tenere presente che non stiamo predisponendo una matrice incisa sul marmo e per questo immutabile nel tempo. Man mano che alcune attività si esauriscono, cosi’ come altre se ne aggiungono, ecco che dobbiamo aggiornare la nostra matrice e, se necessario, ridisegnarla su un nuovo foglio giorno dopo giorno. In fase di aggiornamento teniamo presente che la nostra classificazione sull’importanza ed urgenza di una determinata attività puo’ aver subito delle modifiche e andremo quindi a modificarne la collocazione.
Qualcuno di noi andrà in ordine rigorosamente sequenziale, partendo dalla propria lista delle cose da fare, preferibilmente scritta ma che per chi ha buona memoria puo’ essere anche mnemonica. Io consiglio sempre di scrivere tutto cio’ che si individua come attività da svolgere, non solo per evitare dimenticanze ma anche per scaricare la mente che resta cosi’ piu’ libera di concentrarsi sullo svolgimento di una specifica azione piuttosto che sull’elenco di quelle che restano ancora da fare.
Altri seguiranno un proprio schema, connesso o meno, alla collocazione che andrà a dare ad ogni specifica attività sulla matrice. Personalmente preferisco partire dalle attività che andro’ a collocare nel quadrante in basso a sinistra della matrice di Eisenhower, ossia tutto cio’ che essend non importante e non urgente puo’ essere rimandato; a seguire seleziono le attività che pur rivestendo carattere di importanza non considero per il momento urgenti. Tutto cio’ che pur essendo urgente non è, a mio giudizio, particolarmente importante, ed ho la possibilità di delegarlo ad altri, verrà collocato nel quadrante in basso a destra: collochero’ comunque in tal modo anche le attività che non mi è possibile delegare ad altri e che semplicmente andro’ ad affrontare dopo quelle che avro’ classificato “importanti ed urgenti”.
Lo sviluppo della matrice
Va da sè quindi che si tratta di effettuare una classificazione iniziale delle attività che dobbiamo svolgere, sia quando andiamo a predisporre una prima volta la nostra matrice sia nelle riedizioni ex novo, mentre provvederemo a delle iterazioni successive tra un’edizione e l’altra che dovrebbero idealmente seguire la sequenza qui a fianco indicata: completato con immediatezza cio’ che abbiamo classificato urgente ed importante (1), passeremo a verificare che altri abbiano svolto cio’ che abbiamo classificato come urgente ma non importante (2) o, qualora non si abbia la possibilità di delegare, provvederemo noi stessi a svolgere questa attività; ecco quindi che passeremo ad urgente cio’ che era solo importante (3)e da ultimo, sempre che non siano intervenute tra una fase e l’altra dello svolgimento altre attività piu’ importanti e/o urgenti, ecco che ci dedicheremo a cio’ che avevamo deciso di fare dopo (4).
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Quanto esposto vi potrà apparire banale ma vi assicuro che seguendo metodicamente la predisposizione e sviluppo di questa matrice, anche sulla base delle vostre esperienze e capacità professionali e personali, otterrete dei risultati insperati soprattutto in questa fase di lavoro in remoto.